Erklärung zur Unternehmensführung

Gute Corporate Governance fest verankert

Mit einer divisionalen Organisationsstruktur, einer transparenten Segmenteinteilung und konsequenter Eigenverantwortung der Segmente sowie der selbstständig agierenden operativen Geschäftseinheiten haben wir wichtige Grundsätze guter Unternehmensführung und -überwachung im Koenig & Bauer-Konzern etabliert. Das Management jedes Segmentes ist für die Erreichung definierter Ziele wie Ergebnis und Net Working Capital verantwortlich. Dauerhafte Verluste werden nicht akzeptiert, Quersubventionen durch die neue Struktur wirkungsvoll verhindert. Der Kapitaleinsatz erfolgt konsequent nach den strategischen Zielen und der erwarteten Rendite.  

Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG

Am 10. Februar 2017 haben Vorstand und Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG die aktuell gültige Entsprechenserklärung abgegeben. Wie entsprechende Erklärungen früherer Jahre ist sie auf der KBA-Internetseite unter http://www.kba.com/investor-relations/corporate-governance/entsprechenserklaerung/ öffentlich zugänglich.  

Corporate Governance-Bericht

KBA setzt die Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 5. Mai 2015 weitestgehend um. Unternehmensrichtlinien und Geschäftsordnungen werden kontinuierlich und zeitnah an neue Anforderungen, insbesondere des Kodex, angepasst. Die Kodex-Abweichungen werden wie folgt begründet:  

Bei der für die Mitglieder des Aufsichtsrats abgeschlossenen D&O-Versicherung ist derzeit mit 2.500 € ein geringerer Selbstbehalt vereinbart als in Ziffer 3.8 des Kodex empfohlen. Eine Anpassung des Selbstbehalts auf mindestens das Eineinhalbfache der festen jährlichen Vergütung wird im laufenden Geschäftsjahr im Aufsichtsrat erörtert.  

In den Vorstandsverträgen sind die Zahlungen an Vorstandsmitglieder, deren Vertragsverhältnis durch KBA ohne wichtigen Grund vorzeitig beendet wird, auf maximal drei Jahresfestbezüge begrenzt. In Ziffer 4.2.3 des Kodex wird ein Abfindungs-Cap von zwei Jahresvergütungen empfohlen. Durch die Beschränkung auf das Fixum stellt die Vertragsausgestaltung bei der Koenig & Bauer AG im Regelfall sogar eine striktere Begrenzung des Abfindungs-Caps dar.  

In der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ist eine Altersgrenze festgelegt. Eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat (Ziffer 5.4.1 des Kodex) besteht im Interesse der Gesellschaft nicht, da eine starre Regelung die individuellen Kenntnisse und fachlichen Qualifikationen der Mitglieder vernachlässigt.  

Bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung für die Vertreter der Anteilseigner berücksichtigen der Nominierungsausschuss und der Aufsichtsrat die in Ziffer 5.4.1 Absatz 2 des Kodex benannten Kriterien. Der Aufsichtsrat besteht aus unabhängigen Führungspersönlichkeiten mit fundierter Auslandserfahrung, technischem Know-how und betriebswirtschaftlichem Sachverstand. Auf den Gebieten Finanzen, Rechnungslegung, Abschlussprüfung, Produktion, Recht, Compliance und weiteren Feldern verfügt der Aufsichtsrat über eine ausgewiesene Expertise. Nach der vereinbarten Getrennterfüllung wird auf der Anteilseigner- und Arbeitnehmerseite die nach dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst geforderte Frauenquote erfüllt. Das Kriterium der Diversity wird der Aufsichtsrat auch bei zukünftigen Vorstandsbestellungen einbeziehen.  

Praktiken der Unternehmensführung weiter optimiert

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus wendet KBA weitere Führungsregeln und Unternehmenspraktiken zur besseren Fundierung von Entscheidungen und zur effizienten Überwachung an. Das umfassende Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem wird im zusammengefassten Lagebericht der Gesellschaft ausführlich beschrieben.  

Bei der fortlaufenden Weiterentwicklung eines angemessenen, effektiven und nachhaltigen Compliance-Management-Systems sowie bei der Vertiefung der Compliance-Kultur im Konzern sind wir vorangekommen. 

Das Corporate Compliance-Handbuch, das den Kodex Geschäftlichen Verhaltens (Code of Conduct), die Regelungen zur Compliance-Organisation und die wichtigsten Konzernrichtlinien in einem Dokument zusammenfasst, liegt in allen wesentlichen Konzernsprachen vor und wurde durch die Führungskräfte und die Compliance-Verantwortlichen an alle Mitarbeiter weltweit kommuniziert. Mit diesem erweiterten Compliance-Regelwerk sowie der Vermittlung der Inhalte durch Online- und Präsenz-Schulungen wird ein regelkonformes Verhalten in den verschiedensten Situationen des betrieblichen Alltags veranschaulicht und gefestigt.  

Auch die bestehende Compliance-Organisation wurde konsequent weiterentwickelt. Der Group Compliance Officer in der Koenig & Bauer AG steht der Compliance-Organisation vor. Er ist für die fortlaufende Überwachung und Weiterentwicklung des Compliance-Management-Systems verantwortlich. Dafür definiert er zentral die Strategie und die zur Erreichung der Ziele erforderlichen Maßnahmen, fördert die gruppenweite Kommunikation von Compliance-Inhalten und unterstützt das Compliance-Team durch die Entwicklung von Standardprozessen und -dokumenten. Der Group Compliance Officer stimmt einen jährlichen Compliance-Plan mit dem Vorstand ab. Darüber hinaus stellt er eine angemessene und effektive Kommunikation über die Entwicklung des Compliance-Management-Systems, der Compliance-Kultur sowie eventueller Compliance-Risiken an den Vorstand und Aufsichtsrat sicher.  

Das Compliance-Team der Koenig & Bauer-Gruppe ist dezentral organisiert (Matrix-Organisation). Jede Tochtergesellschaft der Koenig & Bauer AG hat einen lokalen Compliance-Verantwortlichen definiert, der vor Ort die Kommunikation, Umsetzung und Überwachung der Standards und Prozesse sicherstellt. Darüber hinaus kommt den lokalen Compliance-Beauftragten eine besondere Bedeutung als direkte Ansprechpartner der Mitarbeiter vor Ort für relevante Themen sowie für das Berichtswesens an den Group Compliance Officer zu. Sie sind maßgeblich für die Entwicklung einer nachhaltigen Compliance-Kultur und fördern die Wahrnehmung der Compliance-Organisation als aktiver Berater zur Prävention von Risiken bei Geschäftsentscheidungen. Um eine kompetente Beratung und effektive Überwachung innerhalb der Geschäftsprozesse sicherzustellen, wurden darüber hinaus dezidierte Compliance-Verantwortliche für spezielle Themenbereiche, wie z. B. Arbeitssicherheit, Umweltmanagement oder Datenschutz, benannt.  

Enge Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat

Als deutsche Aktiengesellschaft verfügt die Koenig & Bauer AG über eine zweigeteilte Leitungs- und Kontrollstruktur, die von den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats wahrgenommen wird. Im Interesse des Unternehmens arbeiten Vorstand und Aufsichtsrat eng und verantwortungsvoll zusammen. Gemeinsames Ziel ist es, für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.  

Zum Jahresende 2016 bestand der KBA-Vorstand aus zwei Mitgliedern. Als Leitungsorgan führt der Vorstand die Geschäfte, bestimmt die Strategie und setzt sie in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat um. In seiner Arbeit ist er dem Interesse und den geschäftspolitischen Grundsätzen des Unternehmens verpflichtet. In der Geschäftsordnung sind die Modalitäten der Beschlussfassung geregelt. Dort sind auch Sachverhalte wie Akquisitionen, Investitionen und Kapitalmaßnahmen definiert, bei denen der Vorstand die Zustimmung des Aufsichtsrats benötigt. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Punkte wie Planung, Strategieumsetzung, aktuelle Geschäftsentwicklung, Finanz-, Ertrags- und Risikolage. Abweichungen werden ausführlich erläutert. Die Berichterstattung des Vorstands umfasst auch das Thema Compliance, also die Maßnahmen zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, behördlichen Regelungen und unternehmensinternen Richtlinien.  

Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG berät und überwacht den Vorstand. Das aus zwölf Mitgliedern bestehende Gremium ist gemäß dem deutschen Mitbestimmungsgesetz mit jeweils sechs Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer besetzt. Die Anteilseignervertreter werden von den Aktionären auf der Hauptversammlung und die Arbeitnehmervertreter von den Mitarbeitern der deutschen KBA-Standorte gewählt. Herrscht bei Abstimmungen im Aufsichtsrat Stimmengleichheit, zählt das Votum des Vorsitzenden doppelt. Der Aufsichtsrat kann Beschlüsse auch in einem schriftlichen Umlaufverfahren fassen. Die Geschäftsordnung regelt die Arbeit in diesem Gremium und in den Ausschüssen. Mit dem Personal-, Prüfungs-, Strategie-, Nominierungs- und Vermittlungsausschuss bestehen derzeit bei der Koenig & Bauer AG fünf Ausschüsse. Sie bereiten in erster Linie die im Plenum zu behandelnden Themen und entsprechende Beschlussvorlagen vor. Kontinuierlich kontrolliert der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Führung der Geschäfte und berät diesen in Grundsatzfragen der Geschäftspolitik, der strategischen Ausrichtung sowie bei bedeutsamen Projekten.

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